一、依檔案管理局 104 年 6 月 3 日檔資字第 1040008256 號函辦理。
二、為提升公文電子交換作業效率，請依規定優先使用相容性高之公文電子交換附件檔格式，其使用說明摘述如下：
(一)行政院頒布之「文書及檔案管理電腦化作業規範」附錄 7─公文電子交換附件格式業已將開放文檔格式(Open Document Format ， ODF)及可攜式文件 (Portable Document Format ， PDF)等列為優先採用格式。
(二)開放文檔格式(Open Document Format ， ODF)為國際標準，亦為我國政府文件標準格式，可安裝如 Apache OpenOffice 等免費之 ODF 編輯軟體即可使用。  
(三)鑑於部分機關並未採購新版微軟辦公室(Microsoft Office)軟體(含 Microsoft Word 2007 以後版本)，無法開啟如 DOCX 格式之檔案，為避免收文機關遇此類公文附件檔發生無法開啟而須通知發文機關轉檔重發之情形，請各機關（單位）及學校確實依上開作業規範附錄 7 規定，公文附件後續有編輯需求時，請優先採用 ODF 格式；若附件後續不需編輯時，則優先採用 PDF 格式。